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Kanban – Metodo Agil de Trabajo

Kanban, palabra japonesa que se traduce como “tarjetas visuales”, es una metodología de origen japonés creada por Toyota en la que se utilizan tarjetas para identificar necesidades de material en la cadena de producción. Su objetivo principal es gestionar de forma general cómo se van completando las tareas en una organización.

 
Es una metodología de gestión empresarial que cualquier negocio puede aplicar en el desarrollo de sus proyectos. Se basa en 3 principios básicos:
  • Calidad garantizada. Todas las actividades deben realizarse de manera correcta a la primera oportunidad, no existe margen de error. No se premia la rapidez sino la calidad.
  • Mejora continua. No se trata solamente de un método de gestión, sino de un sistema de mejora en el desarrollo de proyectos de acuerdo con los objetivos a alcanzar.
  • Flexibilidad. La siguiente acción a realizar se decide del backlog (tareas pendientes acumuladas), donde se priorizan las tareas entrantes según las necesidades que vayan surgiendo.
La implementación del método Kanban implica un tablero de tareas que permite mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Para ponerlo en práctica en beneficio de tu PyME, toma en consideración los siguientes pasos:
  • Calidad garantizada. Todas las actividades deben realizarse de manera correcta a la primera oportunidad, no existe margen de error. No se premia la rapidez sino la calidad.
  • Mejora continua. No se trata solamente de un método de gestión, sino de un sistema de mejora en el desarrollo de proyectos de acuerdo con los objetivos a alcanzar.
  • Flexibilidad. La siguiente acción a realizar se decide del backlog (tareas pendientes acumuladas), donde se priorizan las tareas entrantes según las necesidades que vayan surgiendo.
La implementación del método Kanban implica un tablero de tareas que permite mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Para ponerlo en práctica en beneficio de tu PyME, toma en consideración los siguientes pasos:
1. Define el flujo de trabajo de tus proyectos. Crea tu propio tablero, el cual deberá estar visible y accesible para todos tus colaboradores. Cada columna debe corresponder a un estado del flujo de tareas, que te ayudará a saber el estatus de cada proyecto. El tablero puede ser genérico o específico para un determinado trabajo.
2. Visualiza las fases de los proyectos. Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental, el cual divide el trabajo en distintas partes. No se habla de la tarea como tal sino de los procesos para realizarlas. Puedes escribir cada parte en un post-it sobre el tablero en la fase que le corresponda.
3. Restringe el trabajo en curso. Prioriza el trabajo que está en desarrollo en vez de empezar nuevas tareas. Debe estar limitado, con un máximo de tareas a realizar en cada fase. Este principio se basa en cerrar las tareas que se abran, antes de empezar con la siguiente.
4. Mantén un control del flujo. Verifica que tus colaboradores mantengan un flujo de trabajo constante, que las tareas menos importantes estén en lista de espera para ser desarrolladas y da un seguimiento pasivo para no tener que interrumpir constantemente a cada trabajador. Kanban permite hacer un seguimiento puntual del trabajo realizado, almacenando la información relevante.
La metodología Kanban es fácil de utilizar, actualizar y asumir por parte de todo el equipo de trabajo.Tiene la gran ventaja de ser un modelo de gestión de tareas que permite visualizar el estatus de los proyectos y actualizarlos de forma efectiva.

¿Qué es Kanban?

La idea es simple: Imagina un lienzo o una pizarra en blanco. Ahora divide la pizarra verticalmente en 3 columnas iguales. Los nombres de las columnas son los siguientes:

  1. La primera la llamaremos “TO DO” o “cosas a hacer”
  2. La segunda la llamaremos “DOING” o “cosas que se están haciendo”
  3. La tercera la llamaremos “DONE” o “cosas hechas o terminadas”

Quedaría algo así:


A mi me gusta aplicar esto ultimo, es mas efectivo

Por cada post it tendrán que definir  una tarea a realizar, lo que necesitas para definir una tarea es:

  • Nombre descriptivo. Describe precisamente la tarea. Piensa bien el título. Estamos buscando un impacto visual y debe ser breve, conciso y completo.
  • Descripción de la tarea. Añade una descripción algo más larga. Puedes basarte en algunos criterios de verificación o checklist que te sirvan para saber si una tarea está o no completa.
  • Fecha de entrega de la tarea. No es específicamente metodología Kanban pero me gusta saber cuándo tiene que estar hecha una tarea.
  • Persona asignada. Puedes tener pegatinas o pequeños postit para asignar una tarea a una persona. Ten en cuenta que una tarea puede estar asignados a varias personas aunque nunca debería ser a la vez.

Bien, pues ya está. Recorre la lista de cosas que tienes que hacer para un proyecto en concreto y a su vez definiendo “tarjetas” para cada una de las tareas.

Existe un concepto más que debes conocer y es el concepto de “Backlog”, es  un “saco” donde metes todas las tareas pendientes. Todo lo que surge nuevo irá al backlog, que será tu repositorio de “lo que queda”.

Recomendaciones:

Utiliza la posición de la tarjeta para marcar prioridad al equipo. Si pones la tarjeta arriba del todo significará que es prioritaria.

Razones por las que Kanban debe interesarte

Permite visualizar el trabajo de un simple vistazo, va en beneficio de tu cerebro y de cómo interpreta los datos. Si ves de un vistazo todo lo que debes hacer en la próxima semana.

Además, te permite detectar a tiempo ciertos problemas en tu flujo de trabajo como: saturación de algún miembro de tu equipo, tareas críticas, flujo máximo de trabajo que puedes asumir, conflicto entre tareas y demás.

Es un método super efectivo para manejar tareas y equipos de trabajo. Sencillo, visual y muy potente, ¿No te parece?. Deja tus comentarios y comparte en redes sociales si te ha parecido interesante.

Fuente : varios blog y foro que me informe

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